Úvod Ochrana osobních údajů

Ochrana osobních údajů

Zásady zpracování osobních údajů

společnosti

TOPSEARCH, s.r.o.

(obecné)

Verze č. 2 ze dne 25. 5. 2019

Vážení,

v tomto dokumentu bychom Vás chtěli informovat o tom, jakým způsobem nakládáme s Vašimi osobními údaji, které jste nám sdělil/sdělila/sdělili naší společnosti TOPSEARCH s.r.o., se sídlem Praha 10, Strašnice, K Rybníčkům 282/19, PSČ: 100 00, IČ: 274 14 779, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, sp. zn. C 111415 (dále jen „my“ nebo „společnost“ nebo „TOPSEARCH“).

Tímto dokumentem vůči Vám plníme naši informační povinnost ve smyslu čl. 12, čl. 13 a čl. 14 Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen „GDPR“) a povinnosti podle zákona č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů (dále jen „ZOU“). S obsahem GDPR se můžete seznámit zde. S obsahem ZOU se můžete seznámit například zde.

A. Kdo je správcem vámi poskytnutých osobních údajů a jak jej můžete kontaktovat?

Správcem Vámi poskytnutých osobních údajů jsme my, to je společnost TOPSEARCH.

Ohledně zpracování Vašich osobních údajů nás můžete kontaktovat osobně v našich kancelářích na adrese Konviktská 24, Praha 1, Staré Město, PSČ: 110 00, v běžné provozní době (v pracovních dnech od 10:00 do 16:00).

Můžete nás kontaktovat též telefonicky na telefonním čísle +420226211880 nebo prostřednictvím elektronické pošty na adrese hr@topsearch.cz

Namísto Vás nás ohledně zpracování Vámi poskytnutých osobních údajů může kontaktovat Vámi zvolený zástupce, který se nám prokáže písemnou plnou mocí.

B. V jakých situacích vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme v následujících případech:

v souvislosti s obchodní korespondencí s klienty (zákazníky), dodavateli a klienty a dalšími osobami komunikujícími se společností
- v tomto případě zpracováváme osobní údaje osob zasílajících nám příslušnou obchodní korespondenci zejména v podobě jména, příjmení, zastávané funkce/postavení, telefonního čísla/čísel, e-mailové adresy, adresy na sociální síti, Skype kontakt, podpisu, titulu/titulů
v souvislosti s uzavřením smlouvy o poskytování našich služeb s našimi klienty (zákazníky)
- v tomto případě zpracováváme osobní údaje osob smlouvu uzavírajících (jméno, příjmení, tituly, funkce), kontaktní údaje osob uvedených ve smlouvě (jméno, příjmení, telefonní číslo, faxové číslo, e-mailová adresa, ostatní kontaktní údaje obdobného charakteru), podpisy osob příslušnou smlouvu uzavírající
v souvislosti s poskytováním plnění klientům (zákazníkům) podle uzavřené smlouvy o poskytování našich služeb
- v tomto případě zpracováváme osobní údaje zákazníka, které nám sdělil za účelem naplnění uzavřené smlouvy, to je zprostředkování zaměstnání klientovi (zákazníkovi) nebo pro klienta
- jedná se zejména údaje o jménu, příjmení, datu narození, rodném čísle, vzdělání, zkušenostech a dovednostech, pracovní historii, bývalých zaměstnavatelích, osobnostních charakteristikách, příjmových poměrech, majetkových poměrech, zdravotním stavu, včetně biometrických údajů v podobě fotografie, záznamu hlasu či filmovém záznamu, jakož i další osobní údaje sdělené nám ve Vašem profesním životopisu
v souvislosti s uzavřením smlouvy na dodávku zboží a služeb naší společnosti ze strany našich dodavatelů
- v tomto případě zpracováváme osobní údaje osob smlouvu uzavírajících (jméno, příjmení, tituly, funkce), kontaktní údaje osob uvedených ve smlouvě (jméno, příjmení, telefonní číslo, faxové číslo, e-mailová adresa, ostatní kontaktní údaje obdobného charakteru), podpisy osob příslušnou smlouvu uzavírající
v souvislosti s nákupním procesem (objednávky, přijetí objednávek) zboží a služeb ze strany naší společnosti od našich dodavatelů
- v tomto případě zpracováváme osobní údaje osob účastnících se nákupního procesu (jméno, příjmení, tituly, funkce), kontaktní údaje osob účastnících se nákupního procesu (jméno, příjmení, telefonní číslo, faxové číslo, e-mailová adresa, ostatní kontaktní údaje obdobného charakteru), podpisy osob účastnících se nákupního procesu
v souvislosti s vedením jednotné databáze dodavatelů a odběratelů naší společnosti
- v tomto případě zpracováváme zejména kontaktní údaje osob oprávněných jednat či komunikovat za dodavatele/odběratele v podobě jména, příjmení, telefonního čísla, faxového čísla, účtu na sociální síti, Skype kontaktu, podpisu, postavení/funkce
v souvislosti se zaměstnáváním zaměstnanců a procesem výběru nových zaměstnanců (včetně právních vztahů k jednatelům společnosti)
- informace zpracovávané v tomto případě jsou předmětem samostatných Zásad o zpracování osobních údajů zaměstnanců, na kterou tímto odkazujeme
v souvislosti se vstupem do a pohybem v prostorách a kancelářích společnosti
- informace o jménu a příjmení a čísle dokladu totožnosti osob vstupujících do prostor společnosti, kamerové záznamy o pohybu osob po budovách, kde se kanceláře společnosti nachází, pokud zde jsou instalovány, informace o zdravotním stavu (například o rozsahu zranění a délce jeho léčby) v případě, že dojde ke zranění osoby v prostorách společnosti, biometrické údaje (to je záznam pohybu osoby prostřednictvím kamerového záznamu, pokud byl pořízen)
v souvislosti s provozováním internetových stránek společnosti
- údaje o cookies a IP adrese uživatele stránek
v souvislosti s aktivitami na profilech společnosti na sociálních sítích
- údaje o komentářích, vyjádřeních osob navštěvujících profil na sociální síti a údaje o osobách sympatizujících s profilem společnosti na sociální síti, včetně jejich kontaktního označení na sociální síti
- společnost v této souvislosti samostatně nezpracovává tyto údaje, jejich zpracování ponechává na provozovateli sociální sítě, když sociální sítě užívá jako běžný uživatel
v souvislosti s účastí společnosti na veletrzích, prezentacích, přednáškách a obdobných akcích
- fotografie reportážního charakteru osob na akci společnosti pro dokumentační účely, jsou-li pořizovány (nikoliv fotografie každého návštěvníka stánku)
- videozáznam reportážního charakteru o účasti na uvedené akci, je-li pořizován
  - společnost v této souvislosti maximálně zvažuje možnosti anonimizace osob mimo společnost na záznamu z akce
v souvislosti s agendou pohledávek a sporů
- údaje o výši pohledávek fyzických osob, kontaktní údaje osob oprávněných jednat za naše dlužníky, údaje o obsahu soudního sporu a jednání na něm zúčastněných osob
v souvislosti s účetní agendou
- informace o bankovních účtech fyzických osob, kontaktní osoby podle jednotlivých daňových dokladů, informace o platbách fyzickým osobám a od fyzických osob

C. Jaké kategorie osobních údajů zpracováváme?

Zpravidla zpracováváme následující osobní údaje (v rozsahu v jakém jsou poskytnuty subjektem údajů):

jméno,
příjmení,
adresa,
rodinný stav,
občanství,
číslo pasu/obdobného průkazu,
datum narození,
rodné číslo (C),
pohlaví,
telefonní číslo/a,
e-mailová/é adresa/y,
údaje o účtu/ech na sociálních sítích,
biometrické údaje (C),
fotografie a videozáznam (C),
zdravotní stav (C),
IP adresa spojená s Vámi a cookies,
pracovní historie, dovednosti a zkušenosti,
majetkové poměry,
údaje o bezúhonnosti (C).

Písmenem „(C)“ jsme označili pro Vaši informaci osobní údaje, které jsou citlivé.

Citlivé osobní údaje zpracováváme pouze v případě, pokud jsou nezbytné pro poskytnutí Vám příslušného plnění nebo pokud pro jejich zpracování vzniká zákonný důvod. Pro další podrobnosti si dovolíme odkázat na část K. této informace.

D. Jak přistupujeme ke zpracování osobních údajů? Pro jaké účely vaše osobní údaje zpracováváme a co je právním základem pro zpracování vašich osobních údajů? Jaké jsou naše oprávněné zájmy zpracování vašich osobních údajů?

Vaše osobní údaje zpracováváme proto, abychom mohli naplnit účel smlouvy, která byla s Vámi uzavřena nebo v rámci které nám byl sdělen Váš osobní údaj (zpracování dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR). Zpracováváme je tedy pro účely poskytnutí Vám sjednaného plnění ve smlouvě nebo pro účely poskytnutí plnění osobě, která nám sdělila Váš osobní údaj a ke které jste v pracovněprávním nebo obdobném vztahu či za kterou máte právo s námi komunikovat.

Vaše osobní údaje dále zpracováváme za účelem ochrany Vašich životně důležitých zájmů nebo zájmů jiné fyzické osoby. Tedy zpracováváme je pro účely šetření například Vašeho zranění, pokud k němu dojde v prostorách naší společnosti.

Informace zpracovávané za účelem ochrany Vašich životně důležitých zájmů nebo zájmů jiné fyzické osoby zpracováváme za účelem provádění šetření, které jsme povinni provádět, za účelem plnění naší zákonné povinnosti předcházet škodám a též pro účely jejich předání příslušným státním a správním orgánům provádějícím příslušné šetření nebo poskytujícím Vám pomoc v souvislosti mimořádnou událostí, které jste účasten/účastna, pokud jsme jí současně dotčeni i my a pokud máme povinnost ji šetřit. Účelem zpracování Vašich osobních údajů je v tomto případě zajištění co nejvyšší ochrany Vašeho života a zdraví, případně Vašeho majetku (zpracování dle čl. 6 odst. 1 písm. d) GDPR).

Vaše osobní údaje dále zpracováváme pro účely oprávněných zájmů naší společnosti. Tyto oprávněné zájmy definujeme jako (a) ochranu našich práv vyplývajících z uzavřené smlouvy, pokud dojde k jejímu porušení a Váš údaj nám byl v souvislosti s uvedenou smlouvou předán nebo (b) pokud v souvislosti s uzavřenou smlouvou vůči nám uplatníte jakýkoliv Váš nárok nebo je vůči nám nárok uplatněn smluvní stranou smlouvy uzavřené s námi, v rámci které nám byl Váš osobní údaj předán. Vaše osobní údaje tak zpracováváme pro účely jejich využití při soudním a exekučním vymáhání našich nároků a práv v případě porušení smlouvy a pro účely právní obrany v případě, že proti nám v souvislosti s uzavřenou smlouvou je vznesen jakýkoliv nárok (zpracování dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). V této souvislosti si Vás dovolujeme upozornit, že máte právo podat námitku podle čl. 21 GPRD proti zpracování Vašich osobních údajů z důvodu našich oprávněných zájmů, jak jsme je vymezili výše. Námitku nám můžete adresovat prostřednictvím kontaktů uvedených v části B. výše.

Vaše osobní údaje zpracováváme na základě souhlasu, který jste nám udělil/udělila v písemné podobě (pokud se tak z Vaší strany stalo) (zpracování dle odst. 1 písm. a) GDPR). Rozsah takto zpracovávaných osobních údajů je podrobněji popsán v uděleném souhlasu.

Vaše osobní údaje v neposlední řadě zpracováváme za účelem splnění právních povinností, které se na nás vztahují. Jedná se zejména o plnění povinností vůči finančním, celním a správním orgánům České republiky, orgánům inspekce práce, státní statistické služby, Úřadu práce České republiky, Polici České republiky, soudům a obdobným orgánům vykonávajícím svou působnost podle příslušných právních předpisů (zpracování dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).

Vaše osobní údaje v podobě e-mailové adresy používáme též k zasílání newsletterů naší společnosti, případně konkrétních pracovních nabídek, pokud Vám poskytujeme službu zprostředkování zaměstnání. Dovolujeme si Vás informovat, že nás kdykoliv můžete informovat o tom, že nesouhlasíte s dalším zasíláním newsletterů nebo pracovních nabídek (vice viz část I. této informace).

E. Kdo je příjemcem vašich osobních údajů?

Příjemcem Vašich osobních údajů je naše společnost.

S ohledem na povahu služeb, které Vám podle smlouvy budou z naší strany poskytovány, Vaše osobní údaje budou námi v nezbytně nutném rozsahu též poskytovány:

(a) poskytovatelům přepravy,

(b) poskytovatelům ubytování, pokud je pro Vás ze strany společnosti zabezpečováno,

(c) pojišťovně, u které pro Vás nebo osobu, která nám poskytla Váš osobní údaj, bude sjednáno pojištění, bude-li sdělení Vašeho osobního údaje nezbytné pro sjednání smlouvy,

(d) poskytovatelům dalších služeb sjednaných ve smlouvě uzavřené s naší společností,

(e) státním a správním orgánům provádějícím šetření úrazu, mimořádné události či havárie, pokud nastane takový případ,

(f) státním a správním orgánům pro účely ochrany Vašich životně důležitých zájmů (viz část D. výše),

(g) zdravotnickým zařízením, lékařům, záchranářům či obdobným osobám poskytujícím Vám ošetření a/nebo záchranu Vašeho života, pokud dojde k události uvedené vyžadující v prostorách naší společnosti,

(h) právním zástupcům naší společnosti pro účely vymáhání dlužných pohledávek a/nebo ochrany našich práv v případě porušení smlouvy a/nebo naší obrany proti vůči nám vzneseným nárokům,

(i) subjektům zabývajícím se a/nebo pověřených vymáháním dlužných pohledávek,

(j) státním a správním orgánům, pokud o jejich poskytnutí budeme požádáni, v souvislosti s výkonem působnosti takovýchto orgánů,

(k) poskytovatelům IT služeb,

(l) poskytovatelům služeb v oblasti účetnictví a auditu,

(m) osobám podílejícím se na naplnění předmětu smlouvy, kterou jsme smluvní stranou,

(n) zájemcům o Vaše zaměstnání, které zprostředkováváme.

F. Budou vaše osobní údaje předávány do zahraničí?

S ohledem na povahu námi poskytovaných služeb budou Vaše osobní údaje předávány do dalších členských států Evropské unie a do třetích zemí (tj. do zemí mimo Evropskou unii), pokud bude naše služba poskytována do zahraničí a údaj je nutné poskytnout pro účely naplnění poskytnutí služby osobám na uvedeném zúčastněným.

V případě předávání osobních údajů do třetích zemí budeme postupovat na základě smlouvy uzavřené s příjemcem osobních údajů, ve které bude obsažena standardní smluvní doložka v podobě vyžadované právními předpisy Evropské unie. Vždy budeme předávat osobní údaje pouze v nezbytně nutném rozsahu.

G. Jak dlouho budou vaše osobní údaje společností zpracovávány?

Pokud se týká osobních údajů, ohledně kterých byl z Vaší strany udělen souhlas k jejich zpracování (nastal-li takový případ), jak jsou takovéto osobní údaje popsány v souhlasu, ty budou zpracovávány po dobu, na jakou byl Váš souhlas udělen.

Ohledně informací, na jakou dobu byl Váš souhlas se zpracováním osobních údajů udělen, nás můžete kontaktovat prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v části A. této informace.

Pokud se týká osobních údajů, které zpracováváme na základě příslušných ustanovení vyplývajících z GDPR (viz část C. výše), ty budou zpracovávány po dobu nutnou k poskytnutí/přijetí sjednaného plnění podle smlouvy, po dobu nutnou k prokázání poskytnutí služby podle účetních a daňových předpisů příslušným orgánům České republiky a po dobu nutnou k ochraně našich práv v případě Vašeho porušení smlouvy, ve všech případech však vždy nejméně po dobu, kdy běží promlčecí lhůta ohledně případných nároků, ať Vašich či naší společnosti, plynoucích z uzavřené smlouvy nebo v souvislosti s uzavřenou smlouvou. Délka promlčecí lhůty je uvedena v občanském zákoníku (zákon č. 89/2012 Sb.).

H. Jakým způsobem budou vaše osobní údaje zpracovávány? Jak budou vaše osobní údaje chráněny?

Vaše osobní údaje budou zpracovávány v elektronické podobě v elektronickém systému naší společnosti, případně v elektronickém systému osob, kterým budou osobní údaje předány.

Vaše osobní údaje budou zpracovávány rovněž v podobě hmotného dokumentu (dokument na papíře či obdobném hmotném nosiči), který bude uložen v kartotéce společnosti.

Ujišťujeme Vás, že jsme zavedli taková opatření, aby Vaše osobní údaje byly vždy maximálně chráněny před jejich zneužitím nebo ztrátou.

Všechny osoby na straně naší společnosti, které přichází do styku s osobními údaji, byly pro daný účel proškolené a prověřené. Archiv listinných dokumentů je zabezpečen před vniknutím neoprávněné osoby. Archiv je zabezpečen zámky a dalšími bezpečnostními opatřeními fyzické ochrany. Elektronicky zpracovávané osobní údaje jsou uchovávány v zabezpečené databázi.

I. Jaká jsou vaše práva v souvislosti se zpracováním osobních údajů?

Dovolujeme si Vás tímto informovat o Vašich právech souvisejících se zpracováním Vašich osobních údajů:

(a) Pokud jste udělil/udělila Váš souhlas se zpracováním osobních údajů ve formě souhlasu, máte právo Vámi udělený souhlas odvolat. Vaše odvolání souhlasu můžete učinit prostřednictvím písemného oznámení zaslaného prostřednictvím pošty na adresu našeho sídla (viz část A. výše) nebo elektronicky na adresu hr@topsearch.cz s tím, že v odvolání uvedete Vaši identifikaci v podobě jména, příjmení, data narození a adresy Vašeho trvalého bydliště. V odvolání postačí uvést „Odvolávám svůj souhlas udělený společnosti TOPSEARCH, s.r.o. ke zpracování mých osobních údajů.“

V souvislosti s odvoláním Vašeho souhlasu se zpracováním Vašich osobních údajů si Vás dovolujeme informovat, že naše společnost je nadále oprávněna zpracovávat Vaše osobní údaje, pokud je účel zpracování založen jiným důvodem předvídaným GDPR, než je Váš souhlas.

Současně si Vás dovolujeme upozornit, že v případě odvolání Vašeho souhlasu není jakkoliv dotčena zákonnost zpracování Vašich osobních údajů vyplývající z Vámi uděleného souhlasu. Tedy i po odvolání Vašeho souhlasu bude zpracování Vašich osobních údajů z naší strany v době platnosti Vašeho souhlasu nadále považováno za zákonné.

(b) Máte právo požadovat o přístup k Vašim osobním údajům v rozsahu dle čl. 15 GDPR.

(d) Máte právo požadovat výmaz Vašich osobních údajů dle čl. 17 GDPR.

(e) Máte právo požadovat omezení zpracování Vašich osobních údajů dle čl. 18 GDPR.

(f) Máte právo na přenositelnost Vašich osobních údajů k jinému správci dle čl. 20 GDPR, tj. můžete nás požádat o předání Vašich osobních údajů k jinému správci.

(g) Máte právo podat proti nám jako správci Vašich osobních údajů stížnost u dozorového orgánu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů (https://www.uoou.cz/) (čl. 77 GDPR).

(h) Máte právo nám oznámit, že nesouhlasíte s dalším zasíláním newsletterů naší společnosti a/nebo zasílání nabídek zaměstnání, pokud Vám poskytujeme službu zprostředkování zaměstnání. Vaše oznámení o nesouhlasu ve smyslu předchozí věty můžete učinit prostřednictvím písemného oznámení zaslaného prostřednictvím pošty na adresu našeho sídla (viz část A. výše) nebo elektronicky na adresu hr@topsearch.cz s tím, že v odvolání uvedete Vaši identifikaci v podobě jména, příjmení, data narození a adresy Vašeho trvalého bydliště. V odvolání postačí uvést „Nesouhlasím s tím, aby mi společnost TOPSEARCH, s.r.o. zasílala svůj newsletter/nabídky zaměstnání.“

Pokud se rozhodnete některá ze shora uvedených práv využít, máme povinnost Vás identifikovat, tedy ověřit, zdali o výkon práv žádá osoba, které se námi zpracovávané osobní údaje týkají.

J. Zpracováváte mé citlivé osobní údaje?

V případě citlivých osobních údajů tyto údaje zpracováváme, pouze pokud nám byly z Vaší strany poskytnuty a/nebo pokud byly z Vaší strany zveřejněny, případně pokud jejich zpracování je nutné pro ochranu Vašich životně důležitých zájmů či těchto zájmů jiné fyzické osoby. Z naší strany zpravidla zpracovávané citlivé osobní údaje jsme vyjmenovali v části C. výše.

V jiných případech tyto citlivé osobní údaje zpracováváme, pouze pokud jste k jejich zpracování udělil/udělila svůj souhlas.

K. Je poskytnutí vašich osobních údajů nezbytným předpokladem pro uzavření smlouvy s topsearch?

Bez poskytnutí podpisu pod smlouvou, nezbytných kontaktních údajů, nezbytných informací pro provedení platby nemůžeme sjednané plnění poskytnout. Tyto údaje jsou nezbytné pro uzavření smlouvy s námi (identifikace smluvních stan, identifikace osob, kterým má být poskytnuto plnění) a bez jejich poskytnutí nemůže být smlouva uzavřena.

Pokud Vám či pro Vás zabezpečujeme službu zprostředkování zaměstnání, naši službu nemůžeme poskytnout, pokud nebudeme mít k dispozici informace o Vašem jménu, příjmení, Vaše kontaktní údaje, údaje o Vašem vzdělání, zkušenostech, dovednostech, pracovní historii a zdravotním stavu (v podobě obecné schopnosti konat dle Vašeho prohlášení práci). Poskytnutí uvedených údajů je nezbytné pro naplnění účelu smlouvy o zprostředkování zaměstnání uzavřené s Vámi a/nebo poskytnutí služby zprostředkování zaměstnání.

Ujišťujeme Vás, že získané údaje poskytujeme zájemcům o Vaše zaměstnání jen v co nejméně nutném rozsahu.

L. Co se rozumí zpracováním osobních údajů?

Zpracováním osobních údajů se rozumí jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, ať je prováděna mechanicky nebo pomocí automatizovaných postupů. Zpracování zahrnuje shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení osobních údajů.

Pro vyloučení pochybností uvádíme, že osobním údajem je jakákoliv informace o identifikovatelné fyzické osobě, kterou lze identifikovat pomocí identifikátoru jako je například jméno, identifikační číslo, síťový identifikátor nebo jeden nebo více prvků fyzické, fyziologické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity. Osobním údajem není údaj o právnické osobě.

M. Další informace

Tato informace ve verzi č. 2 ze dne 25. 5. 2019 je platná a účinná od 25. 5. 2019.

Pokud změníme účel zpracování Vašich osobních údajů, budeme Vás o tom předem informovat.

Pokud nám budou předány Vaše osobní údaje od třetí osoby, budeme Vás o tom informovat.

Pokud by Vám bylo cokoliv v této informaci nejasného, jsme připraveni Vaše dotazy zodpovědět. Můžete se s nimi obrátit na našeho zmocněnce pro zpracování osobních údajů. Informace o kontaktech na nás naleznete v části A. výše.

Pokud tuto informaci změníme, budeme Vás o změně informovat.

Tato informace je dostupná v hmotné nebo elektronické podobě v sídle naší společnosti a v elektronické podobě na našich internetových stránkách www.topsearch.cz.